Interview met Karin Doms: ‘Het ongezegde bespreekbaar maken’; ervaringen delen en van elkaar leren

De SVWN masterclass, die op 5 en 12 november 2020 plaatsvindt, is speciaal bedoeld voor visitatoren. Er wordt ingegaan op paradigmaverkleving bij individuele commissarissen, bij de RvC als collectief en bij de bestuurder en zijn omgeving tijdens het visitatieproces. Hoe herken je paradigmaverkleving en hoe ga je er mee om als visitator? Ter voorbereiding op de masterclass gaan SVWN-directeur Claudia Siewers en visitator Karin Doms met elkaar in gesprek over dit thema.

Kracht en tegenkracht

“De boardroom dynamiek binnen de woningcorporatie is geen expliciet onderdeel van de visitatie. Maar ik probeer als visitator wel zicht te krijgen op het brede samenspel van kracht en tegenkracht in (de omgeving van) de corporatie”, begint Karin. “Elke visitator heeft naast de feitelijke documentatie ook te maken met de verwachtingen, (voor)oordelen en overtuigingen die bestuurders, commissarissen en stakeholders nu eenmaal hebben. Sterker nog, ook wij zelf moeten waakzaam zijn voor onze biases en vooroordelen. Vooroordelen zijn menselijk, de kunst is dat je ze (h)erkent en daarnaar handelt.”

Visitatierapport: méér dan cijfers

Het ongezegde bespreekbaar maken, daar pleit Karin voor. “Wij, als externe partij, nemen de woningcorporatie en haar functioneren onder de loep aan de hand van allerlei documenten en gesprekken, en vellen ons ‘oordeel’ over haar maatschappelijke prestaties. Het resultaat van een visitatie is een berg feitelijke informatie, die samengevat wordt in een aantal scores. Vaak wordt niet verder gekeken dan de samenvatting en dat ene cijfer dat tegenvalt. Is dat een onvoldoende, dan komt zo’n cijfer hard aan. Daarom vind ik het belangrijk dat er naast de harde, objectieve gegevens ook waarde wordt gehecht aan de soft controls zoals de waarnemingen die de visitatiecommissie tijdens het proces heeft van het gedrag en de cultuur in de organisatie. Ik noem dat ‘de bijvangst’ van de visitatie. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde komen in het eindgesprek na afloop van de visitatie. Daarin kan het ongezegde aan de orde komen, in rust en vertrouwen. Zo’n gesprek in het bijzijn van het bestuur en de RvC kan heel verhelderend zijn.”

Methodieken overbodig?

Claudia vraagt of de methodes waar door de jaren heen aan is geschaafd om ze zo eenduidig en duidelijk mogelijk te maken dan voor niets geweest zijn. Karin: “Nee, zeker niet. Het is belangrijk dat iedereen dezelfde uitgangspunten heeft en daar op kan bouwen. Maar cijfers zijn wellicht té systemisch, en laten geen ruimte voor nuancering en verklaring. De opbrengst van de visitatie zou misschien nog meer kunnen dienen als ‘blindevlekkenontsluiter’: verwachtingen die de verschillende partijen koesteren ten opzichte van elkaar, maar ook ten opzichte van de visitatiecommissie, zijn wellicht niet reëel en zelfs niet juist. Die verwachtingen over elkaars rol moeten worden uitgesproken.”

Waarneming, geen oordeel

Heeft Karin tips voor visitatoren die op onjuistheden stuiten, op zaken die niet in de cijfers naar voren komen, maar die wel besproken moeten worden? Karin: “Wees je bewust van wat er aan de hand is. Als visitatoren zijn wij vooral getraind om tot goede oordelen te komen. Maar juist als het om het ongezegde gaat, werkt het beter om niet te communiceren vanuit een oordeel, maar vanuit een waarneming. Dat kun je trainen, ook in de boardroom. Ik heb bijvoorbeeld heel goede ervaringen met de experimenten die we vanuit het PIT-netwerk hebben uitgevoerd met de ‘cirkel van waarneming’. Door je waarneming en het effect dat die waarneming bij jezelf heeft expliciet te delen, ontstaat er ruimte om een vraagstuk – of soms ook een gevoel – vanuit verschillende perspectieven te benaderen en te ontrafelen.  De kunst is om niet teveel ‘in de stukken’ te zitten of in abstracte concepten te denken. Wees bereid te reflecteren en de (emotionele) kleuring te laten doorklinken in een rapport.”

Toegevoegde waarde

“Woningcorporaties willen waar voor hun geld, en verwachten dat ze ook echt iets hebben aan het rapport dat voor hen ligt als de visitatieprocedure afgerond is”, aldus Karin. “Door de informatie die een externe partij als een visitatiecommissie verzamelt, ontstaat een beeld van hoe de omgeving over de corporatie denkt. Huurders en gemeentes krijgen een stem. In het rapport kan veel  gezegd worden wat niet in de methodiek tot uitdrukking kan komen en wat zelfs heel persoonlijk kan zijn. Ik maak mee – en daarin ben ik vast niet de enige – dat corporaties en gemeentes maar blíjven bakkeleien over de Excel-cijfers. Tijdens een eindgesprek kan de visitator voorstellen om eens met andere ogen naar het gemeenschappelijke vraagstuk te kijken. Alleen dan krijgt een visitatieproces die toegevoegde waarde.”

9 als eindcijfer, maar toch …

Kan ze een concreet voorbeeld geven vanuit haar ervaring als visitator? “We deden eens een visitatie-opdracht bij een woningcorporatie die het volgens de methodiek voortreffelijk had gedaan”, weet Karin nog. “Alle inspanningen resulteerden in een 9 voor de maatschappelijke prestaties. Maar toch brachten we in het rapport en in het eindgesprek een kritische kanttekening naar voren. We zagen namelijk dat de zeer gedreven bestuurder als een soort zonnekoning aan de touwtjes trok. Dat er daardoor onvoldoende tegenkracht en samenwerking was. Er is lef voor nodig om dit ‘ongezegde’ naar voren te brengen. Een eindgesprek kan dus heel heftig zijn, want de gevolgen kunnen enorm zijn.”

Kloppen én deugen

De masterclass gaat in op ‘stevig in je schoenen staan’, en hoe je toch transparant kunt en moet zijn. En het ongezegde een plaats moet geven, naast de methodiek. Karin: “Het visitatierapport moet ten slotte niet alleen kloppen, maar ook deugen...”

Uitdaging in coronatijd

Karin besluit: “In de vreemde tijd waarin we nu leven, is ‘het ongezegde duiden’ een behoorlijke uitdaging. In deze coronaperiode zitten we immers nauwelijks nog bij elkaar, ook niet tijdens de visitatiegesprekken. De intimiteit is er niet, de groepsdynamiek valt weg. Ik vind het belangrijk om de deelnemers niet alleen te kunnen horen en zien, maar ook om de energie van de groep te kunnen 'voelen'. Aanvoelen hoe de verhoudingen tussen de gesprekspartners liggen via beeldschermen, is een zeer lastige opgave. Dat maakt het uitvoeren van een echt impactvolle visitatie in deze periode een stuk lastiger.”

De foto bij dit artikel laat trouwens zien dat ook dit gesprek niet live plaatsvond, maar online.   

Lees meer over de SVWN Masterclass ‘Kracht en Tegenkracht in en van Visitatie’. Via deze pagina kunnen visitatoren zich ook aanmelden. De Masterclass wordt zowel fysiek (5 november in Bunnik en 12 november in Nieuwegein) als online (12 november in Nieuwegein) gegeven.

Karin Doms is visitator van het eerste uur; ze maakt al deel uit van visitatiecommissies bij Raeflex sinds 2003. Samen met haar partner is ze directeur-eigenaar van adviesbureau WenD Management. Verder is ze onder andere actief als commissaris van diverse maatschappelijke organisaties en als oprichter en voorzitter van PIT Platform Innovatie in Toezicht. Ze kan gezien worden als een specialist op het gebied van boardroom-dynamics.

---