Praktisch: 11 stappen

Stap 1.   De voorbereiding
Start minimaal zes maanden van tevoren met een oriëntatie op jullie visitatie. Bepaal samen met het bestuur en de Raad van commissarissen wat jullie met de visitatie willen bereiken en waarvoor jullie de visitatie gaan gebruiken. 

Onze tips

• Houd je aan de wettelijke termijnen. De afspraak is: elke vier jaar een visitatie.
• Lees de eisen aan de visitatiemethode (voor inhoud, vorm en proces).
• Verzamel informatie over de visitatiebureaus.
• Betrek jullie gemeente(s), huurdersorganisatie(s) en andere belanghebbenden al bij de aankomende visitatie.

Stap 2.   Offerte en selectie visitatiebureau
Bespreek allereerst de wensen en ideeën over de samenstelling van de visitatiecommissie. Maak vervolgens een lijst met heldere kwalitatieve en kostencriteria voor de selectie van een visitatiebureau. Betrek ook vooral jullie RvC en huurdersorganisatie bij deze stap. En maak vervolgens al in deze fase duidelijke afspraken over de planning en het proces (incl. betrokkenen en taken/rollen).

SVWN-richtlijnen

• Vermijd belangenverstrengeling: visitatoren en het visitatiebureau mogen in de afgelopen vier jaar èn in komende twee jaar geen ander werk voor jullie corporatie uitvoeren.
• Een visitatiebureau mag maar twee keer achter elkaar dezelfde corporatie visiteren.
• Na selectie meldt het gekozen bureau de startdatum bij SVWN.

Stap 3.  Opstellen van de position paper
De bestuurder van de corporatie is verantwoordelijk voor de position paper. Deze ligt klaar zodra de visitatie start en wordt toegevoegd aan begin van het uiteindelijke visitatierapport. De position paper is een kans op zo groot mogelijk leereffect van de visitatie.

Onze tip

• Omschrijf in de position paper welke onderwerpen speciale aandacht verdienen tijdens jullie visitatie en vergeet niet jullie leer- en ontwikkelvragen te formuleren.

Stap 4.   Uitvoering van de visitatie
De visitatie start met het aanleveren van alle benodigde informatie en van een overzicht van gesprekspartners aan het visitatiebureau. Het informatieoverzicht lees je hier… 

De visitatiecommissie en de corporatie stellen vervolgens samen de te onderzoeken opgaven en prestaties vast. Verder zorgen jullie er samen voor dat de betrokken gesprekspartners op tijd de informatie krijgen zodat zij zich kunnen voorbereiden.

Onze tip

• Maak heldere afspraken over het verloop (de logistiek) van de visitatie en zorg voor één aanspreekpunt. Korte lijnen tussen de corporatie en de visitatiecommissie zijn heel waardevol.

Stap 5.   Schrijf het visitatierapport
Jullie visitatierapport moet voldoen aan alle eisen die de methode stelt aan vorm en inhoud. Zorg ook dat het rapport in ieder geval met het bestuur en de RvC wordt besproken. Geef hun ruimte voor reacties en voor correctie van eventuele feitelijke onjuistheden. Het visitatiebureau stuurt het concept-rapport door naar SVWN.

Onze tip

• Vertel niet alleen de RvC, het bestuur of de organisatie over de bevindingen van visitatiecommissie, maar ook andere partners zoals jullie huurdersorganisatie en de gemeente.

Stap 6.   Toetsing door SVWN: van concept naar definitief
SVWN toetst vervolgens (steekproefsgewijs) jullie concept-rapport op de toepassing van de methode, de kwaliteit van het rapport en de transparantie van het proces. Daarna stelt SVWN een beoordelingsbrief op of vertelt jullie dat de visitatie buiten de steekproef valt.

Vervolgens kan het visitatiebureau een definitief rapport klaarmaken. Daarbij koppelt het bureau schriftelijk aan SVWN terug hoe het oordeel n.a.v. de steekproef concreet verwerkt is. Tot slot stuurt het bureau het definitieve rapport naar de corporatie.

Stap 7.   Reactie van de corporatie
Binnen zes weken na afronding van het rapport moet de corporatie een reactie geven en uitleggen hoe jullie omgaan met de bevindingen en verbeterpunten. Dit is (als slothoofdstuk) onderdeel van definitieve rapport.

Tips

• Geef in jullie reactie antwoord op vragen zoals: wat gaat jullie corporatie anders doen; waar gaan jullie mee beginnen en waar stoppen jullie juist mee.
• Geef ook jullie huurdersorganisatie(s) en gemeente(n) de kans hun maatschappelijke reactie te geven.

Stap 8.   Publicatie van het visitatierapport
De corporatie plaatst het definitieve rapport, inclusief de bestuurlijke reactie, op de eigen website en verstuurt het rapport naar alle in het kader van de visitatie gesproken partners. De Woningwet schrijft dit voor. . SVWN publiceert het definitieve rapport ook op haar eigen website, zodat het bijvoorbeeld ook voor de Autoriteit woningcorporaties te raadplegen is.

Tip

• Deel het visitatierapport ook actief met jullie eigen organisatie en collega’s.

Stap 9.   Bespreken met partners
Kort na de publicatie bespreekt de corporatie het rapport met de huurders(organisaties), gemeente(n) en andere betrokkenen.

Tip

• Vertaal de uitkomsten van de visitatie naar concrete en herkenbare doelen/plannen/afspraken.

Stap 10. Ontwikkelgesprek
Zes tot twaalf maanden na de afronding van de visitatie evalueert de visitatiecommissie met het bestuur, het MT en de RvC alle belangrijkste bevindingen. Ook kijken jullie dan samen naar hoe de corporatie daar intern en extern op gehandeld heeft. De commissie reflecteert hierop, maar blijft weg bij instruerende adviezen.

Tip

• Maak hiervan geen notulen, maar wel een kort verslag met de belangrijkste conclusies. Handig voor intern gebruik.

Stap 11. Continu verbeteren

Met het visitatierapport in hand en met de opgedane inzichten zorgt de corporatie voor de continue verbetering van jullie maatschappelijke prestaties en voor het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.

 

---