Praktisch: 11 stappen

Een visitatie verloopt in 11 stappen. Bij elke stap geven we jouw corporatie graag advies en hulpmiddelen om het optimale resultaat te behalen.

1.   Voorbereiding

In deze stap oriënteert jouw corporatie zich op de visitatie. Het is belangrijk dat het bestuur en de raad van commissarissen samen bepalen wat de corporatie met de visitatie wil bereiken en waarvoor jullie de visitatie willen gebruiken. Begin ruim op tijd (minimaal zes maanden).

Verplicht

• Wettelijke termijnen (basisregel: elke vier jaar visitatie);
• Kennisnemen van de eisen die methodiek aan inhoud, vorm en proces visitatie stelt.

Verstandig

• Informatie verzamelen over geaccrediteerde bureaus;
• Gemeente, huurdersorganisaties en andere belanghebbenden informeren over de voorgenomen visitatie, zodat ook zij zich kunnen voorbereiden.
• Is het leuk om mee te doen aan een experiment? Kijk voor meer informatie op deze pagina.

2.   Offerte en selectie visiterend bureau

Verplicht

• Vermijd belangenverstrengeling: visitatoren en bureau mogen in de afgelopen vier en komende twee jaar geen andere werkzaamheden voor de corporatie verrichten;
• Een bureau mag maar twee keer achter elkaar dezelfde corporatie visiteren;
• Na selectie meldt het gekozen bureau de startdatum bij SVWN.

Verstandig

• Selectie o.b.v. offerte en gesprek, vanuit heldere kwalitatieve en kostencriteria;
• Bespreken wensen en ideeën over de samenstelling van de visitatiecommissie;
• Keuze hoe RvC en huurdersorganisatie in de voorfase betrokken worden;
• Op tijd duidelijke afspraken over planning en proces maken.

3.  Opstellen position paper

Verplicht

• Bestuurder stelt position paper op;
• Position paper is klaar voor de start van de visitatie;
• Position paper wordt opgenomen aan begin van visitatierapport.

Verstandig

• Formuleren welke onderwerpen speciale aandacht verdienen en welke leer- en ontwikkelvragen de corporatie heeft

4.   Uitvoeren visitatie

Verplicht

• De corporatie levert informatie en overzicht gesprekspartners op tijd aan. Zie bijlage 1 in de visitatiemethodiek.
• Visitatiecommissie en corporatie stellen te onderzoeken opgaven en prestaties vast;
• Visitatiecommissie en corporatie zorgen dat gesprekspartners op tijd benodigde informatie krijgen.

Verstandig

• Heldere afspraken, één aanspreekpunt en korte lijnen tussen corporatie en visitatiecommissie in de logistiek van het visitatieprocees

5.   Rapportage

Verplicht

• Voldoen aan eisen die methodiek stelt aan vorm en inhoud;
• Bespreken met in ieder geval bestuur en RvC;
• Gelegenheid voor reactie, corrigeren eventuele feitelijke onjuistheden;
• Toezenden concept aan SVWN.

Verstandig

• Terugkoppelen bevindingen visitatiecommissie aan betrokkenen (i.p.v. alleen RvC/bestuur)

6.   Toetsing SVWN

Verplicht

• SVWN toetst steekproefsgewijs op toepassen van de methodiek, kwaliteit en transparantie en stelt een beoordelingsbrief op, of laat weten dat visitatie buiten steekproef valt;
• Visiterend bureau stelt een definitief rapport op en koppelt aan SVWN schriftelijk terug hoe hij het oordeel van SVWN concreet verwerkt heeft;
• Het bureau stuurt het definitieve rapport naar de corporatie.

7.   Reactie corporatie

Verplicht

• Binnen zes weken na afronding rapport;
• Benoemen hoe de corporatie omgaat met bevindingen en verbeterpunten;
• Onderdeel definitief rapport als slothoofdstuk.

Verstandig

• Antwoord op de vraag wat de corporatie anders gaat doen, waar de corporatie mee gaat beginnen en waar de corporatie mee stopt;
• Huurdersorganisatie(s) en gemeente(n) stellen maatschappelijke reactie op.

8.   Publicatie

Verplicht

• De corporatie plaatst het definitieve rapport, inclusief bestuurlijke reactie, op de eigen website en verstuurt deze naar de Autoriteit woningcorporaties;
• SVWN publiceert het definitieve rapport op eigen website.

Verstandig

• Actief toezenden aan betrokken organisaties, delen met de eigen organisatie.

9.   Bespreken met belanghebbenden

Verplicht

• De corporatie bespreekt het visitatierapport met huurders(organisaties), gemeenten en andere samenwerkingspartijen;
• Deze gesprekken vinden kort na het moment van publicatie plaats.

Verstandig

• Vertalen van de uitkomsten van de visitatie naar concrete en voor betrokkenen herkenbare doelen/plannen/afspraken.

10. Ontwikkelgesprek

Verplicht

• Zes tot twaalf maanden na afronding;
• Visitatiecommissie kijkt samen met bestuur, MT en RvC terug op belangrijkste bevindingen en hoe de corporatie daar intern en extern op gehandeld heeft;
• Visitatiecommissie reflecteert hierop, blijft weg van instruerend adviseren.

Verstandig

• Geen notulen, wel voor intern gebruik kort vastleggen van de belangrijkste conclusies

11. Continu verbeteren

Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt de corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.

---