Praktisch: 6 stappen

Hoe uw huurdersorganisatie professioneel en efficiënt aan een visitatie meedoet? We helpen u graag. Op deze pagina geven we u tips en hulpmiddelen om zoveel mogelijk resultaat te behalen uit elke stap van een visitatie. 

1.   Voorbereiding

Wanneer uw corporatie een visitatie aankondigt, is het goed dit voor te bereiden. Een visitatie vraagt uw huurdersorganisatie een mening te geven over de prestaties van de corporatie, de relatie & communicatie en de invloed op het beleid. Hoeveel aandacht uw huurdersorganisatie hieraan besteedt, hangt samen met het belang dat u in een visitatie ziet. Bepaal dat eerst. 

• Bekijk onze handreiking 'visitatie en huurders' voor meer informatie over de visitatie.
• Bepaal de prioriteit: wilt u meer dialoog met de corporatie, of bepaalde punten op de agenda zetten?
• Bespreek hoe u met elkaar tot overeenstemming komt. Raadpleegt u uw huurders?
• In de methodiek leest u precies op welke punten naar de mening van uw huurdersorganisatie wordt gevraagd.
• Is uw corporatie eerder gevisiteerd? Het oude rapport vormt een goed startpunt.
• Vraag de corporatie naar haar position paper, ze kan deze ook voorafgaand aan de visitatie met u delen. Daarin geeft de bestuurder weer hoe de corporatie zelf over haar prestaties denkt.
• Verzamel informatie over de prestaties van uw corporatie en vorm een gezamenlijke mening.
• Geef bij het bestuur van de corporatie aan wat uw huurdersorganisatie belangrijk vindt om in de visitatie te belichten. 
• Volg eventueel een korte cursus / voorlichting over hoe u als huurdersvertegenwoordiging het optimale uit een visitatie kunt halen.

2.   Selectie visiterend bureau

Een onafhankelijk bureau voert de visitatie uit. Slechts enkele bureaus zijn door SVWN geaccrediteerd, wat garandeert dat ze de visitatiemethodiek objectief toepassen. Maar ieder bureau legt wel eigen accenten. De corporatie betaalt en bepaalt wie de opdracht krijgt.

• Bekijk de geaccrediteerde bureaus. Heeft uw huurdersorganisatie een voorkeur, dan kunt u dit eventueel proactief bij de corporatie aangeven. Maar pas hiermee op. We adviseren dit alleen te doen als u inschat dat uw mening welkom is.
• Bekijk met welk bureau u van doen heeft. Bestudeer hun website en bekijk een van hun recente visitatierapporten via uitgebreid zoeken. 
• Is het leuk om mee te doen aan een experiment? Kijk voor informatie op deze pagina.

3.   Uitvoering visitatie

Het bureau stelt een onafhankelijke visitatiecommissie samen die het onderzoek uitvoert. Afhankelijk van het bureau vindt er een enquête plaats onder huurders. Sowieso wil de visitatiecommissie in gesprek met uw huurdersorganisatie. Met wie precies – uw bestuur, wooncommissies, actieve huurders – bespreekt de commissie met uw corporatie. Als uw huurdersorganisatie hierin een voorkeur heeft, kunt u dat (onderbouwd) bij hen aangeven.

• Bepaal wie van uw bestuur in gesprek gaat met de visitatiecommissie.
• Bereid het gesprek voor, bedenk welke onderwerpen u wilt bespreken. 

4.   Rapportage

De visitatiecommissie schrijft het rapport, vraagt uw corporatie feitelijke onjuistheden te corrigeren en vraagt SVWN te controleren of de methodiek goed is toegepast. 

Het bestuur van uw corporatie formuleert vervolgens, samen met de Raad van Commissarissen een inhoudelijke reactie op de bevindingen, onder meer hoe ze met de aanbevelingen aan de slag gaan. 

• Bedenk hoe u eensgezind wordt over de inhoud. En bedenk wie dit schrijft.
• Deze boodschap mag elke vorm hebben. Schrijf bijvoorbeeld zowel complimenten op als wensen voor de toekomst. 

5.   Bespreking

Uw corporatie publiceert het definitieve rapport en de bestuurlijke reactie op haar website. En ze stuurt uw huurdersorganisatie een exemplaar. Neem dit in uw bestuur goed door. Bepaal welke punten voor uw huurders belangrijk zijn en hoe uw huurdersorganisatie deze punten komende tijd kan gebruiken. De corporatie is verplicht het rapport met uw bestuur te bespreken.

• Bespreek met de corporatie welke punten uw bestuur belangrijk vindt. Geef aan hoe uw huurdersorganisatie komende periode in dialoog wil blijven over deze punten.

6.   Continu verbeteren

Aan de hand van het rapport en de opgedane inzichten gedurende het proces, zorgt de corporatie voor een continu proces van verbeteren van de maatschappelijke prestaties en het vergroten van de bijdrage aan maatschappelijke waarde.