Visitaties: Leren, waarderen en experimenteren

NIEUWS
19-12-2022

Visitatie is een krachtige en waardevolle onderzoeksmethode die veel paralellen heeft met een audit. Alleen is visitatie minder bekend onder auditors. De woningcorporatiesector heeft zo’n visitatiestelsel. In dit artikel staat het visitatiestelsel van deze sector centraal. In het visitatiestelsel is het uitgangspunt niet de “systeemwereld”, maar de “leefwereld”. Ben je benieuwd welke overeenkomsten visitatie en audit hebben en wat auditors kunnen leren van visitaties, dit artikel zet je aan het denken.

Achtergrond

Visitatie is afgeleid van het Latijnse woord visitare. Dit betekent bezoeken. Visitatie kent zijn oorsprong in onderzoek naar de gang van zaken in een bisdom of klooster. Hiermee heeft visitatie een langere historie dan audit.

Naast het gebruik van visitaties in de woningcorporatiesector kent Nederland verschillende visitatiestelsels. Het onderwijs/ de universiteiten, tussen de vier grootste Rekenkamers van gemeente, ziekenhuizen en zorginstellingen kennen ook een visitatiestelsel. De commissie van Aartsen (2021) adviseerde na hun onderzoek bij de Omgevingsdiensten om visitaties in te voeren om de kwaliteit bij de omgevingsdiensten te verbeteren.

Wat is visitatie?

Visitatie kent in Nederland verschillende soorten verschijningsvormen. Bovendien kan visitatie op een vrijwillige of op een verplichte basis plaatsvinden. Tussen de verschillende soorten visitaties zijn een aantal belangrijke overeenkomsten:

  • Een visitatiecommissie voert de visitatie uit. De visitatiecommissie bestaat uit externe deskundigen.
  • Een visitatie wordt uitgevoerd aan de hand van een methode/ normenkader.
  • Visitatie kan gericht zijn op controle, maar ook op leren en ontwikkelen.
  • Visitatie is onderdeel van een visitatiestelsel.
  • Een visitatie vindt periodiek plaats.
  • Het rapport kan openbaar zijn, maar dat is niet zo in alle stelsels.
  • Visitatie vindt plaats binnen de publieke en semipublieke sector.

De bovenstaande kenmerken komen terug in de beschrijving van visitaties in de woningcorporatiesector.

Ontstaan visitatie in de woningcorporatiesector

In 1998 heeft de woningcorporatiesector visitatie omarmd. In een tijd waarin zelfregulering en privatisering centraal stond, hadden de corporaties behoefte om inzicht te krijgen in hun beleidsproces, bedrijfsproces, maatschappelijke prestaties en de samenwerking met belanghebbenden. De visitatie was voor corporaties vrijwillig en niet openbaar. Om visitaties op een uniforme wijze uit te voeren had Aedes, de branchevereniging van woningcorporaties,  een aparte organisatie opgericht: Raeflex. Het belangrijkste doel van de woningcorporaties om een visitatie uit te laten voeren was om te leren van het oordeel van externe deskundigen.

Verplicht karakter

In 2007 heeft Aedes in de Governancecode woningcorporaties visitaties verplicht gesteld. De Governancecode verplichtte woningcorporaties om één keer per vier jaar een visitatie uit te laten voeren. In 2009 is de Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland (SVWN) opgericht door Aedes, de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties, Vereniging Nederlandse Gemeenten, de Woonbond en het toenmalige ministerie van Wonen, Wijken en Integratie. SVWN heeft sindsdien gezorgd voor een landelijke methodiek en het toezicht op de uitvoering van de visitaties.

Misstanden in de woningcorporatiesector

De “Masarati man”, Vestia met zijn derivaten en de SS Rotterdam van Woonbron zijn een aantal misstanden in de woningcorporatiesector die hebben geleid tot een parlementaire enquête. De gevolgen van de uitkomsten van deze parlementaire enquête was een verzwaring van de wetgeving (woningwet) en een verscherpt toezicht. De (nieuwe) toezichthouders Waarborgfonds Woningcorporaties (WSW) en Autoriteit woningcorporaties (Aw) kregen meer instrumenten om toezicht te kunnen houden en in te kunnen grijpen. Hierbij houdt het WSW  toezicht op de financiën en de Aw houdt toezicht op de governance en volkshuisvestelijke taak van de woningcorporaties.

Daarnaast heeft de minister SVWN (2015) aangewezen om toezicht te houden op artikel 53a van de Woningwet. In artikel 53a van de Woningwet is een corporatie verplicht om één keer per vier jaar een visitatie uit te laten voeren naar:

  • De maatschappelijke en volkshuisvestelijke prestaties;
  • De wijze waarop belanghebbende invloed kunnen hebben op het beleid van een woningcorporatie; en
  • De governance van een woningcorporatie.

Hierbij is de essentie dat huurders een prominente plek krijgen in het toezicht.

Visitatiestelsel

Het visitatiestelsel is de inrichting om visitaties uit te kunnen voeren. SVWN beheert het visitatiestelsel. Daarnaast is SVWN verantwoordelijk voor het bedenken van de methodiek/ normenkader van de visitatie. SVWN voert zelf geen visitaties uit. Particuliere organisaties (visitatiebureaus) voeren de visitaties bij woningcorporaties uit. SVWN heeft als taak om de kwaliteit en uniformiteit van de visitaties te waarborgen. Hiervoor heeft SVWN de volgende instrumenten:

  • (Her)accreditatie van visitatiebureaus;
  • Jaarlijkse evaluatie van de visitatiebureaus; en
  • Beoordeling van opgeleverde visitatierapporten of delen van het visitatieproces.

Daarnaast evalueert en vernieuwd SVWN één keer per vier jaar de methodiek/ normenkader om aan te blijven sluiten bij relevante ontwikkelingen. In 2023 is de vernieuwde methodiek/ normenkader van toepassing.

Visitatiebureau en visitatiecommissie

De woningcorporatie is verantwoordelijk om een visitatiebureau te selecteren voor het laten uitvoeren van de visitatie. Het visitatiebureau stelt een visitatiecommissie samen. De visitatiecommissie bestaat uit deskundigen op het gebied van volkshuisvesting, audit, financiën, governance en lokale, politieke en bestuurlijke context. Deze deskundigen hebben geen relatie met de visiterende woningcorporatie. SVWN organiseert periodiek masterclasses voor visitatoren om hun kennis en kunde op niveau te houden.

Methodiek/ normenkader en de recensie

SVWN is verantwoordelijk voor de methodiek/ normenkader en de evaluatie en de herijking hiervan. De methodiek is gebaseerd op het “Public Value” model van Moore (1995) aangevuld met de inhoudelijke invulling van artikel 53a van de Woningwet. Public value is in belangrijke mate het aanspreken van de intrinsieke motivatie van de organisatie gericht op het hogere maatschappelijk doel. De visitatiecommissie gebruikt de methodiek/ normenkader om de visitatie uit te voeren door middel van documentenstudie en het afnemen van (groeps)interviews. Deze interviews worden ook gehouden met belanghebbenden, zoals huurdersorganisaties, wethouders en zorgorganisaties.

Een belangrijk onderdeel van de visitatie is de recensie in het visitatierapport van de visitatiecommissie. De recensie is algehele reflectie van de visitatiecommissie op de corporatie. Hierbij geeft de visitatiecommissie aan of de woningcorporatie in staat is om te voldoen aan de maatschappelijke uitdagingen en opgave(n) in het werkgebied van de woningcorporatie. Verder concludeert de visitatiecommissie of de woningcorporatie voldoende voelsprieten in de maatschappij heeft om de maatschappelijke uitdagingen te identificeren en hierop kan anticiperen. Als laatste beoordeelt de visitatiecommissie of de woningcorporatie haar middelen op een juiste manier inzet en belanghebbenden betrekt bij het beleid van de woningcorporatie.

Visitatie als waarderend auditen

Het uitgangspunt van de visitatie is “wat gaat goed” en “wat kan beter”. Daarnaast wordt de term waarderen in plaats van beoordelen gebruikt en heeft leren een prominente plek. Hierbij leert de woningcorporatie van de visitatie (single loop learning), leren de woningcorporaties van elkaar (double loop learning) en leert de woningcorporatiesector van de uitkomsten (triple loop learning). SVWN heeft voor double loop learning een tool op de website, waar woningcorporaties elkaar onderling kunnen vergelijken. Bovendien zijn alle visitatierapporten openbaar. Hierdoor hebben de woningcorporaties de mogelijkheid om de uitkomsten van visitaties van andere woningcorporaties te raadplegen. Als laatste maakt SVWN analyses van de uitkomsten van visitaties met als doel de woningcorporatie inzicht te geven in relevante ontwikkelingen. Overigens heeft de visitatiecommissie ook als taak positief kritisch de woningcorporatie te waarderen met als doel de woningcorporatie verder te helpen in hun maatschappelijk presteren.

Leefwereld

Het is een simplistisch en makkelijk onderscheid, maar het WSW en de Aw houden toezicht op “systeemwereld” van de woningcorporaties en SVWN opereert in de “leefwereld”. Visitaties richten zich op de bedoeling van woningcorporaties om mensen met lage inkomens te huisvesten in betaalbare en goede woningen in leefbare wijken. Dit is ook de essentie van artikel 53a van de Woningwet.

De visitatiecommissie onderzoekt op welke manier de woningcorporaties hier invulling aan geven. Hierbij beschouwt de visitatiecommissie niet alleen de papieren werkelijkheid, maar interviewt de visitatiecommissie ook belanghebbenden. In de huidige methodiek hebben belanghebbenden een belangrijke plaats. Zij geven een cijfer over de maatschappelijke prestaties van de woningcorporatie en waar zij verbeterpunten zien. Daarnaast zijn beschikbaarheid en betaalbaarheid van woningen, duurzaamheid en leefbaarheid belangrijke thema’s tijdens de visitatie. Hierbij waardeert de visitatiecommissie de “organizational capacity” van de woningcorporatie om in te (kunnen) spelen op deze thema’s. Daarnaast waardeert de visitatiecommissie of en hoe de woningcorporatie leert van haar fouten.

Leren door experimenteren

In de aanloop naar de evaluatie en vernieuwing van de methodiek/ normenkader faciliteert SVWN experimenten tijdens visitaties. Het doel van deze experimenten is om te beoordelen of nieuwe inzichten en/ of ontwikkelingen een kans hebben in de vernieuwde methodiek en uitvoerbaar zijn. Hierbij werkt SVWN nauw samen met de visitatiebureaus en de visitatiecommissies. Onderwerpen van experimenten voor de vernieuwde methodiek zijn onder andere huurdersparticipatie, het meelopen van huurders en collega-bestuurders en netwerkorganisaties. Hierbij is het uitgangspunt dat een experiment niet kan mislukken. Als een experiment afgestemd is, dan voert de visitatiecommissie tijdens visitatie het experiment uit. Achteraf evalueren de visitatiecommissie, de woningcorporatie en SVWN de toegevoegde waarde van het experiment voor de vernieuwde methodiek/ normenkader.

Experiment: netwerkorganisaties

Het visiteren van netwerkorganisaties waarin een woningcorporatie participeert zijn belangrijke experimenten geweest. De aanleiding is het toenemend deelnemen van woningcorporaties in formele en informele organisatienetwerken. Deze organisatienetwerken ontstaan, doordat organisaties complexe problemen niet alleen op kunnen lossen en andere organisaties hiervoor nodig hebben. Een voorbeeld hiervan zijn gezinnen met multi-problematiek, waar GGZ, deurwaarders, hulpverleners, wijkagenten en woningcorporaties bij betrokken zijn. Om een waarderingskader op te stellen is samengewerkt met hoogleraar Patrick Kenis. Hij is één van de belangrijkste experts op het gebied van governance van organisatienetwerken.

Deze experimenten hebben ertoe geleid dat het deelnemen in organisatienetwerken door de woningcorporatie een onderdeel is van de vernieuwde methodiek/ normenkader. Het onderliggende waarderingskader van de experimenten is voor internal auditors interessant, omdat het waarderen of beoordelen van een organisatienetwerk specialistische kennis vereist. Een voorbeeld van een visitatie van een organisatienetwerk is woningcorporatie Tiwos (het visitatierapport staat op de website (www.visitaties.nl)).

Visitaties versus Audits

Visitatie en audit hebben meer overeenkomsten dan verschillen. Beide instrumenten hebben hun toegevoegde waarde bewezen. Het belangrijkste dat internal auditors kunnen leren is de kennis en kunde op het gebied van organisatienetwerken beoordelen. Verder kunnen auditors leren om belanghebbende te betrekken in hun audits en een stem te geven. Verder zijn het aandachtspunten die niet voor elke auditor gelden, maar het auditen meer kleur kunnen geven. Dit zijn: durf te experimenteren, leer van elkaar (door bijvoorbeeld peerreview met collega auditors van andere organisaties te organiseren), waardeer in plaats van beoordeel en durf een eigen opinie te schrijven in plaats van een conclusie.

Tenslotte staat SVWN altijd open voor feedback en input vanuit Internal Audit. SVWN leert graag. Of mocht je verdere informatie willen op basis van dit artikel, dan kan je altijd contact opnemen met SVWN.

Over de auteurs:

Mr. Claudia Siewers is directeur-bestuurder bij Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland. Hiervoor was Claudia bestuurssecretaris bij Stichting Woonbron.

Raymond Wondergem MSc RO is strategisch kwaliteitscoördinator bij Stichting Visitatie Woningcorporaties Nederland. Hiervoor was Raymond senior toezichthouder bij de Nederlandse Emissieautoriteit en Senior Auditor bij Stichting Woonbron. Daarnaast is Raymond lid van de redactie van Audit Magazine.

Vraag het Claudia

Vraag versturen