Interview Ons Doel: het ‘geheim’ van een geweldig visitatierapport 

Eens in de vier jaar is het zo ver: de visitatiecommissie komt langs om te toetsen of uw woningcorporatie aan de eisen voldoet. Hoe bereid je je daar zo goed mogelijk op voor? SVWN-directeur Claudia Siewers gaat daarover in gesprek met Christoffel Klap en Miriam van Dijk van Ons Doel in Leiden, die dit jaar een indrukwekkend visitatierapport ontving, met cijfers tussen de 8 en de 8,7.  
 
Claudia laat op de site van het SVWN de scores van Ons Doel zien in de Visitatiebenchmark-tool. Wist u dat je daar alle visitatierapporten van de afgelopen jaren kunt inzien en kunt vergelijken met die van voorgaande jaren? Ook is het mogelijk de cijfers per onderdeel te vergelijken met die van andere (geselecteerde) corporaties. Ons Doel blijkt op drie van de vier onderdelen de hoogste score te hebben behaald. 

“We werden er wel een beetje stil van toen we ons rapport lazen”, begint Christoffel. “Het was precies aan het begin van de coronaperiode, en daardoor hebben we het niet echt kunnen vieren met alle collega’s. Het was een prestatie waar het hele team aan bijgedragen heeft. Maar tevreden achterover leunen is er niet bij.” Miriam: “We hadden wel meteen zoiets van: ‘Hoe houden we dit vast’ en ‘Hoe kan het nog beter’? Dat is een hele uitdaging.”

Tips en trics voor visitatie 

Claudia: “Nu zijn we uiteraard nieuwsgierig naar jullie tips en trics … Wat kunnen andere corporaties van jullie leren?  

Christoffel: “Wat ons vooral geholpen heeft, is dat we vastgehouden hebben aan onze doelstelling. Die gaf de richting aan waar we allemaal vierkant achter stonden. Onze doelen waren ambitieus, maar ook realistisch. We wilden bijvoorbeeld minimaal duurzaamheidslabel B voor al onze woningen. Minder was onacceptabel. Daar vandaan kunnen we weer nieuwe doelen stellen.” Miriam: “Onze drive is altijd geweest ‘Met elkaar, voor elkaar’. Dat wist ook het nieuwe bestuur, dat nog maar een half jaar voordat de visitatiecommissie voor het eerst langskwam, zitting had. Tijdens de visitatie werd duidelijk dat er een fundamentele vertrouwensband bestond tussen ons en de nieuwe bestuursleden. Dat was fijn om te merken. Het mooie aan een visitatie is dat je de dialoog aan kunt gaan met je stakeholders, goed uitleggen waar we mee bezig zijn geweest en niet alleen terug- maar ook vooruitkijken. De visitatiemethodiek is de basis, maar je kunt er meer uithalen als je daar ruimte voor zoekt. Met visitatiebureau Pentascope lukt dat.” 

Christoffel: “De samenwerking intern en extern was goed; de sfeer was steeds positief en elke bijeenkomst gaf nieuwe energie.” Miriam: “Zo heb ik het visitatieproces ook ervaren; we konden telkens een open gesprek aangaan en we hadden een goede flow.” 

Kleinere versus grote woningbouwcorporaties 

“Jullie zijn een kleinere corporatie; die scoren over het algemeen vooral bij de huurders beter dan de  grotere”, merkt Claudia op. “Hoe verklaren jullie dat?” 
Christoffel: “Toen ik nog bij de grote corporatie Portaal werkte, keken we inderdaad wel eens jaloers naar de kleinere collega’s. Bij Portaal was het héél lastig om het goed te doen. Bij Ons Doel moeten we zelf kritisch zijn, wat wellicht nog moeilijker is. Stakeholders zijn misschien eerder tevreden omdat je relatie goed is, maar ook als je klein bent moet je het wel waar maken.  In ons rapport stond dat de informatievoorziening over en weer heel goed is en dat klopt. We realiseren ons dat we een middel zijn om tot een maatschappelijk doel te komen.” 

Position paper 

Het schrijven van een position paper wordt op verschillende manieren opgepakt. Sommige corporaties kopiëren hun ondernemersplan, anderen leggen de nadruk op hun maatschappelijke doelstellingen en reflecteren meer. Claudia vraagt zich af of er wellicht behoefte is aan meer sturing: “Moeten we als SVWN de drempel voor het schrijven van een goede position paper verlagen, bijvoorbeeld door het verspreiden van goede voorbeelden zoals dat van jullie? Vertel eens kort over jullie position paper, wat hadden jullie voor ogen?” 
Christoffel: “We hebben de nadruk gelegd op terug- en vooruitkijken en vooral op wat we nog te doen hebben; noem het een zelfreflectie. Tegelijkertijd zagen we het als een soort netwerk-document.” Miriam: “We vinden het positief dat er een eigen invulling kan worden gegeven.”

Methodiek 6.0 

Claudia brengt kort de nieuwe methodiek naar voren; ook voor Ons Doel was het de eerste keer dat ze met versie 6.0 werkten. “Wat is jullie ervaring met deze methodiek en wat zou de SVWN nog kunnen verbeteren?” 
Miriam: “De maatschappelijke focus is beter, vind ik. Wat heel goed is, is dat er ruimte is voor toelichting, en niet alleen voor de cijfers. Wat ons betreft ligt de nadruk nog teveel op de prestatieafspraken. Goed om de prestaties van de corporatie in het licht van de lokale opgave te beoordelen, maar in ons geval gingen onze ambities verder dan wat in de prestatieafspraken was afgesproken. Dat wil je dan ook graag laten zien. Wat in onze ogen ook zou kunnen verbeteren, is meer verbinding maken tussen de geleverde prestaties en de toekomstplannen en -idealen. Dat je ook daar naar kijkt, is de corporaties op de goede weg? Dat zou het rapport leuker én waardevoller maken.” 

Belangstelling voor prestaties van andere corporaties 

De belangstelling van andere woningbouwcorporaties voor elkaars prestatie blijft meestal beperkt tot het bekijken van de rapportcijfers, merkt Claudia. Dat is eigenlijk jammer, want van een rapport kun je veel opsteken. Tegelijkertijd is het begrijpelijk dat ze niet helemaal doorgelezen worden, ze zijn zo veelomvattend!  
Christoffel: Wij zijn heel erg gericht op het verantwoordingsdeel; het gaat om het verhaal, niet om de cijfers, al kan het bespreken van de cijfers inspireren om de achtergrond te lezen en daar van te leren. Eigenlijk is de recensie het meest waardevol. ” 
Claudia: “Jullie zijn zo bescheiden! Een commercieel bedrijf had haar prachtige prestatie van de daken geschreeuwd. Dat doen wij bij deze dan maar voor jullie …” 
Christoffel: “We hadden wellicht inderdaad meer aandacht aan ons mooie resultaat kunnen besteden, want natuurlijk zijn we trots op onze recensie. Maar andere corporaties mogen gerust bij ons aankloppen als ze meer willen weten.” 
Claudia: “Staat genoteerd! En hopelijk kunnen jullie alsnog eens een feestje vieren, als corona voorbij is! 

Christoffel Klap is ruim vijf jaar lang werkzaam als directeur-bestuurder van Ons Doel. Daarvóór deed hij bestuurlijke ervaring op bij grote woningcorporaties als Portaal en Ymere Je kunt Christoffel gerust een oude rot in het vak noemen: hij heeft in totaal zo’n dertig jaar ervaring in deze sector. 

Miriam van Dijk werkt al twintig jaar bij Ons Doel, in verschillende functies; nu net gewisseld van bestuurssecretaris naar de functie van portefeuilleregisseur Vastgoed. Zowel Klap als Van Dijk maakten meerdere visitatiecommissies mee.