Wold & Waard heeft van gemeenten een goede beoordeling gekregen op het onderdeel relatie en communicatie in de visitatie. Directeur-bestuurder Janneke Klijn legt uit dat de corporatie intern de basis op orde heeft, om extern helder te kunnen communiceren. Klik hier om het visitatierapport te openen.
Janneke Klijn, directeur-bestuurder Wold & Waard:
“Goede procesafspraken gelden als voorwaarde voor een goede relatie en een goed gesprek. Dat trekt de inhoud naar een hoger plan. Verder helpt het dat de vier gemeenten in het werkgebied ook onderling goed samenwerken. Daarnaast zijn formele processen op orde. Overleggen worden zorgvuldig gepland zodat er ruimte is om met elkaar te praten over de zaken die er toe doen. Dat geeft rust. Het gaat tenslotte om de inhoud. Omdat het proces op orde is weten we van elkaar wat er inhoudelijk verwacht wordt, je wordt niet overvallen. Je geeft elkaar de ruimte om het werk goed te doen.”
Investeren in relatie en proces
De goede relatie met de gemeenten is langzaam opgebouwd. Wold & Waard heeft veel geïnvesteerd in de relatie en de interne en externe processen. Maar ook factoren, waar de corporatie weinig invloed op heeft, helpen mee. Zo is er sprake van een stabiele politieke situatie in het werkgebied van Wold & Waard. Op de organisatie van het proces heeft de corporatie wel invloed. Formele overleggen worden zorgvuldig gepland. Er vindt overleg plaats met de vier gemeenten gezamenlijk, zowel op ambtelijk als op bestuurlijk niveau. Daarnaast vindt er met iedere gemeente afzonderlijk twee keer per jaar bestuurlijk overleg plaats. In bijzondere situaties weten corporatie en gemeenten elkaar snel en praktisch te vinden.
Jaarkalender en interne organisatie op orde
De corporatie en de gemeente weten wat er van hen verwacht wordt, omdat men weet welk onderwerp wanneer aan bod komt. Dat is vastgelegd in een jaarkalender. De partijen geven elkaar op deze manier de ruimte om het werk goed te doen en overleggen zorgvuldig voor te breiden. Ook intern wordt er rust en ruimte gecreëerd doordat processen binnen de organisatie goed gestructureerd zijn. De corporatie zorgt er voor dat medewerkers weten waar de corporatie voor staat. Iedere medewerker draagt dat op zijn of haar level uit. Op deze manier investeert Wold & Waard in de geloofwaardigheid van de corporatie en creëert zij vertrouwen.
“De manier waarop we naar buiten werken, zo werken we ook intern. De interne processen zijn gestructureerd en gepland, zodat er ruimte is voor een goede voorbereiding. Ook besteden we veel aandacht aan de kwaliteit van schrijven. We zorgen er voor dat stukken die we intern en extern verspreiden goed leesbaar, toegankelijk en begrijpelijk zijn. Het is de kunst om verhalen te vertellen die mensen ook kunnen volgen. Daarom worden medewerkers hierin getraind. We maken daarbij gebruik van een schrijfwijzer.”
Schrijfwijzer
Tot slot investeert de corporatie in de kwaliteit van communicatie door medewerkers te trainen in schrijven en gebruik te maken van een schrijfwijzer. Zie hieronder een fragment van dit hulpmiddel.
