De visitatiecommissie beoordeelde de kwaliteit van de interne besturing bij Woonstad Rotterdam gemiddeld met een 8,7. De plan, do, check, act-cyclus is in de basis op orde, maar Woonstad doet aanzienlijk meer dan minimaal vereist, zo luidt het oordeel van de commissie. Klik hier om het visitatierapport van Woonstad te openen.
Benoemen externe ontwikkelingen in plannen
Visitatiecommissie: “In haar ondernemingsplannen schetst Woonstad een duidelijke visie op haar toekomstig functioneren. De corporatie overweegt daarbij gemotiveerd de externe ontwikkelingen die van invloed zijn op haar plannen.” Zie ook de Ondernemingsstrategie 2015-2018.
Willem Klos, secretaris Raad van Bestuur bij Woonstad Rotterdam:
“Als we met elkaar een bepaalde ontwikkeling relevant vinden, dan laten we dat niet bij vage woorden maar we vertalen het in doelen. In onze ondernemingsstrategie staan zeven inhoudelijke doelen. Vervolgens hebben we hiervoor een uitvoeringsprogramma gemaakt. Hierin vertalen we de doelen in resultaten en daarmee maken we concreet wat we gaan doen. In vier jaar tijd lopen sommige terreinen wat harder dan andere en dat betekent dat je soms moet bijsturen. Dat doen we elk jaar, dat is de vertaling in ons jaarplan.”
Systematisch en professioneel
Volgens Woonstad is er geen sprake van een zwaar wetenschappelijke methodiek. Met een gezond verstand vertaalt de corporatie ontwikkelen en doelen in SMART geformuleerde resultaten. Er zijn twee dingen essentieel volgens Woonstad. Enerzijds is het belangrijk om de cyclus systematisch en zorgvuldig te doorlopen. Het gaat om het toepassen van een duidelijke structuur. Anderzijds is de cultuur binnen de organisatie belangrijk om er op een plezierige manier mee aan de slag te gaan. Zowel het bestuur als het management moet uitstralen dat zij het belangrijk vinden en dat zij er in geloven. Daar is door Woonstad dan ook bewust op ingezet door de cyclus verder te professionaliseren. Dat uit zich bijvoorbeeld in een professionele rapportagevorm.
Zo is er volgens de visitatiecommissie sprake van een heldere presentatie van te realiseren doelstellingen en vastgestelde KPI’s. Met een kleurensysteem is in één oogopslag duidelijk of de voortgang aansluit bij de voorgenomen doelstellingen.
Gebruik van data
De gemeente is voor Woonstad een belangrijke partner voor de manier waarop wordt gemonitord en bijgestuurd. Er wordt gebruik gemaakt van een aantal parameters per wijk waarmee wordt bijgehouden hoe een wijk functioneert. Het gaat dan over zaken op het gebied van veiligheid, sociale situaties en om kenmerken van de voorraad en de bevolking. Woonstad maakt effectief gebruik van de verschillende databronnen die daarvoor beschikbaar zijn. Op het moment dat een parameter zich op een merkwaardige manier ontwikkelt, gaan medewerkers met elkaar en met de gemeente in gesprek om te kijken hoe dat komt en wat er aan gedaan moet worden. Woonstad geeft aan dat zij zich op dit gebied steeds verder ontwikkelt.
“We worden steeds een slag beter in het gebruik van big data. Het is een vak apart om op een goede manier gegevens aan elkaar te verbinden en de juiste informatie er uit te halen. Daar worden we door ervaring steeds beter in.”
Signaleren en bijsturen
Net zo belangrijk is hoe de corporatie vervolgens reageert op afwijkingen of onvoorziene ontwikkelingen. De visitatiecommissie over ‘act’: “Een duidelijk pluspunt is dat Woonstad potentiële afwijkingen vaak vroegtijdig signaleert en hierop zeer proactief acteert.(…) Woonstad is zeer transparant in de verantwoording over bijsturingen die zij onderneemt. Uit onder meer jaarverslagen is helder af te leiden welke afwijkingen zij heeft geconstateerd en welke bijstellingen zij daarop heeft genomen.” Een voorbeeld uit een jaarverslag is: “De afwijking in opleveringen is grotendeels veroorzaakt door een project van 117 woningen dat net over de jaargrens heen is opgeleverd.”
